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疾病预防控制中心档案管理及档案利用分析

来源:知实学术 分类:管理论文 发布时间:2021-10-16 浏览:

  摘 要:各类疫情监控、疾病预防的真实记录,都需要疾病预防控制档案的辅助。疾病预防控制档案将人们认识、预防和控制疾病的整体过程,真实反映了出来。在疾病预防控制中心当中,当档案管理工作的开展是否合理,将直接影响到疾病预防控制中心的后续发展,以及当地公共卫生事业的开展。所以,针对当前疾病预防控制中心档案管理的现状,规范档案管理的模式和行为,已经成为当前主要的任务和工作环节。为了能够获取更多准确的资料,对相关文献开展了充分的研究,从理论上打好了研究分析的基础,并充分开展了相关实践,获取了更全面、更准确的数据,在此基础上也提出了一些自己的观点和看法,在此与各位同仁共勉。

  关键词:疾病预防控制中心;档案管理;档案利用

档案学研究

  《档案学研究》(双月刊)创刊于1987年,由中国档案学会主办。档案专业学术性刊物。结合我国档案事业的实际,开展学术研究,促进档案资源的开发与利用,加强国际交流合作。

  作为处理突发公共卫生事件,预防控制疾病的公益性单位,疾病预防控制中心担负着重要的责任和使命。在疾控工作者开展各类工作的过程中,会积攒一定的资料和数据,并形成疾病预防控制中心的疾控档案,这些档案在后续的疫情预测预报、流行病学分析等环节,有着无法忽视的重要价值。而随着近年来大规模传染病的爆发,时有发生的禽流感、非典,以及迅速蔓延到全球的新冠肺炎,都讓人们对卫生、安全和健康的关注度有了明显的提升。在此基础上,疾病预防控制中心的档案管理与档案利用工作也面临着全新的挑战,这就需要开展充分的研究分析,转变当前疾病预防控制中心的档案管理与利用模式,满足实际的工作需求,发挥出疾病预防控制中心应有的价值。

  一、档案管理的概念界定

  1.档案的概念

  根据《档案工作基本术语》的相关界定,档案是国家机构、社会组织或者个人,在各种社会活动中形成的有价值的各种形式的历史记录,这也是档案在学术界的概念。而在法律领域,对档案的概念也有着不同的解读。根据《中华人民共和国档案法》的相关表述,档案是国家机构、社会组织和个人,在各种领域的各种活动当中,形成的对国家和社会有一定价值的各种形式的历史记录。从本质上来看,无论是在学术界还是法律领域,对档案概念的界定都是大同小异的,这为我们开展档案的管理与利用提供了理论支撑和坚实的基础。

  2.档案管理的具体内容

  档案的收集、整理、利用等各个环节,都是档案管理的具体工作内容。在实际的工作当中,根据实际情况的不同,对档案管理工作环节的划分也有一定的区别。一般而言,会将档案管理工作分为档案收集、档案整理、档案保管、档案检索和档案统计等几个主要的工作环节,还可以将档案管理分为基础工作和利用工作两个主要的领域。在当前阶段,档案管理工作已经逐渐出现了系统化的趋势,所以对档案管理工作的划分,也变得越发复杂。

  3.档案管理理论

  (1)文件生命周期理论

  在档案学领域当中,想要做好档案管理与利用工作,就必须掌握文件生命周期理论。将文件从最初诞生到最终销毁的整个过程当作是一种生命现象,通过这样的形式来总结文件运动的过程和规律,这也标志着档案学逐渐走向成熟。文件生命周期理论主要有三个基本内涵:

  一是从文件的形成到最终销毁,是一个运动的完整过程;二是在文件档案的运动过程中,由于存在着不同的特点,因此也可以分为几个阶段;三是在不同的文件运动阶段,与服务对象、管理方式等因素也存在着一定的对应管理。通过文件生命周期理论的应用,可以有针对性地对文件档案开展管理与利用工作。

  (2)档案鉴定理论

  档案管理工作发展到近代,也逐渐出现了档案鉴定理论,相较于其他档案学理论,档案鉴定理论的时代特点更加明显。档案鉴定理论对有价值的档案挑选出来,销毁无价值的档案,在档案管理工作当中,这是最重要也是最难的工作环节。

  在实际的档案工作当中,对档案管理理论的应用,必须要站在实际需求的基础上,按照合理的档案管理标准,深入认识档案的价值,开展科学合理的档案管理工作。

  二、疾病预防控制中心档案管理及档案利用存在的问题和原因

  1.档案管理及档案利用存在的问题

  (1)落后的管理与利用方式

  伴随着疾控事业的高速发展,以及信息技术的深入应用,在开展具体工作的过程中,录像的次数和时间也有着明显的提升,这就导致产生了大量的录像档案,但在实际的管理与利用环节,却仍然存在着一定的问题和困难。作为相关的工作人员,在开展疾病预防控制中心档案管理与利用的过程中,自身的专业水平不足,使用的管理与利用方式也比较落后,虽然大多数疾病预防控制中心有档案归档制度,但是在声像档案的管理与利用领域,还没有深入的贯彻和落实,这导致录像档案无法及时归档和整理,导致档案出现流失的问题。

  针对目前的实际情况,档案资源的载体也变得越来越多样,不仅有传统的图片和纸质载体,还出现了光盘、磁盘等新的形式。越来越多的档案载体,也为档案的管理与利用带来了一定的阻碍,传统的档案管理与利用形式,已经无法满足当前的实际需求。为此,就需要建立新的档案管理与利用模式,实现档案管理与利用的现代化。

  (2)相关软件应用能力不足

  随着信息技术的发展,在档案管理与利用环节,计算机软件的应用也变得越来越深入。在当前阶段,档案管理软件虽然能够实现文书的接收、发送和归档,但是仅仅能为单位内部提供服务,无法为利用者提供最大的便利,也为档案管理工作的开展带来了一定的阻碍。而随着互联网的发展,档案管理与利用也必须实现档案的远程检索与利用。在当前阶段,北京市档案馆和南京大学档案馆等单位已经实现了档案管理系统与互联网的连接,这样即使足不出户,也能实现对档案的利用和查询。在后续的发展阶段,档案管理与利用也必然会朝着网络化的方向发展。因此,疾病预防控制中心想要发挥出档案管理与利用的价值,就必须强化相关软件的应用能力。

  (3)硬件设施不达标

  伴随着信息技术以及疾控事业的整体发展,现有的档案管理设施和硬件已经无法满足实际的工作需求。在当前阶段,部分疾病预防控制中心的档案库房面积不达标,而随着疾控事业的发展,也必然会产生越来越多的档案,档案数量的增加,则会导致档案库房变得更加紧张。档案库房无法达到相关标准,硬件设施不达标,也限制着疾病预防控制中心档案管理与档案利用的进一步发展。

  (4)档案管理重藏轻用

  之所以开展档案的收集、管理工作,最主要的目的就是提供利用,但是如果过度关注档案的管理,而忽视了档案的利用,就失去了开展工作的实际意义。在当前的疾病预防控制中心当中,档案管理存在重藏轻用的问题。在实际工作当中,相关档案管理人员往往是被动开展服务,对档案的利用也仅仅是编写到年鉴当中。利用档案的仅仅是疾病预防控制中心的内部人员,而没有发挥出对社会大众防病保健的价值。在今后的工作当中,如何强化档案在实际利用环节的价值,是其主要的工作内容。

  2.档案管理及档案利用问题形成的原因

  (1)缺乏管理与利用意识

  在当前的疾病预防控制中心档案管理与利用工作当中,没有足够的重视程度,多数疾病预防控制中心没有专门的档案管理部门,往往是办公室承担档案管理工作。没有相关的意识,就导致档案的利用率低下,在收集和管理档案的过程中不够重视,也间接导致档案管理在各个环节都存在着一定的问题。在当前的工作中,很多工作人员将档案工作当作简单的文件收集和抄写,由于档案管理无法为疾病预防控制中心创造更多的经济效益,所以对档案管理与利用比较忽视。

  (2)档案管理人员素质低下

  在当前阶段,大多数的疾病预防控制中心档案管理人员并非专业人士,往往是兼职人员。在实际工作中,这些人员的理论水平和专业能力无法满足实际的工作需求。大多数档案管理人员流动性大、年龄较小,所以实际的工作经验不足,导致档案管理的效果受到影响,对新形势下的档案事业发展也会造成一定的阻碍。

  (3)档案管理经费不足

  对疾病预防控制中心的档案管理与档案利用工作而言,经费不足一直是主要的制约因素。在短时间内,档案管理与档案利用的价值难以得到凸显,因此也就容易被忽视,获得的资金支撑也就自然有限。随着信息化的发展,面对着越来越多的档案,怎样实现档案的信息化,提升档案管理的工作效率,都需要资金的支撑。为此,想要推动档案工作的开展,就必须要提升档案管理的经费。

  三、疾病预防控制中心档案管理与档案利用的对策

  1.强化人员队伍建设

  (1)提升工作人员的档案管理意识

  借助宣传、教育的形式,让相关工作人员对档案管理的认知更加深入,提升相关工作人员的职业精神和职业道德。强化对《档案法》的宣传,借助会议、手册等方式,让相关工作人员对档案法律的了解更加深入;也可以搜集一些档案管理人员的先进事迹,组织全体疾病预防控制中心的档案管理人员进行学习,通过多样化的形式,来提升档案管理工作人员的意识,让整个疾病预防控制中心形成一个共同的档案管理工作价值。

  (2)优化档案管理队伍结构

  强化对档案管理队伍的优化建设,从多个途径和角度,培养出具备创新能力的复合型人才。借助外引和内训等渠道,让档案管理工作人员的整体质量有所提升。在疾病预防控制中心内部,建立一个有效的竞争机制,让档案管理人员有不断进行自我提升的意识和积极性。针对档案管理人员的实际情况,按照他们的年龄、性格和能力水平,合理进行队伍配置,让档案管理队伍的结构从根本上得到优化。

  (3)强化档案管理人员的培训

  在实际的工作当中,要制定一个完善的培训计划,对档案管理人员开展充分的培训,让档案管理人员能掌握一定的知识,提升对档案管理信息系统的应用能力,将掌握的知识和能力应用到实际的工作环节。结合时代的发展,对培训的内容进行创新,并积极开展学术交流活动,让档案管理人员能够掌握全新的工作方法和技能,实现档案管理与档案利用的与时俱进。

  2.推动档案管理与档案利用的信息化建设

  随着信息技术的高速发展,在各个行业领域当中的深入应用,在当前疾病预防控制中心的档案管理与档案利用工作当中,档案信息化已经成为主要的工作内容。在《全国档案信息化建设纲要》当中,明确指出了档案管理的手段和条件是基础设施;核心是信息资源;目的是实现信息的利用。所以,在实际的工作当中,必须要开展档案信息化建设,来解决当前档案管理与档案利用阶段存在的实际问题。不同于其他的档案管理工作,疾病预防控制中心的档案管理与全国人民的健康和国家安全紧密相關,需要我们加强重视。随着信息化社会的到来,网络媒体取代纸质媒体的趋势也变得更加明显,相较于网络文本,纸质文本更容易损坏和丢失。因此,在实际的工作当中,就必须要建立一个完善的档案管理数据库,让全国各地的疾病预防控制中心的档案资料能够录入到数据库当中。在此基础上,利用好信息技术带来的优势,设计相关的程序,让档案的检索与利用变得更加便利。基于国家和国际的标准化数据模式,推动档案管理与档案利用的信息化建设,才能让疾病预防控制中心的档案管理与档案利用工作走上全新的发展道路。

  3.完善仪器设备的档案管理

  随着经济的高速发展,在实际的工作当中,我们也接触到了越来越多的高精尖仪器设备,为这些设备建立档案,让日常的档案管理与利用工作变得更加完善,也逐渐成为当前的工作重点。

  首先,要制定一个完善的仪器设备管理制度,结合实际的特点和性质,从仪器设备的采购、应用、归档等环节制定完善的规章制度。在此基础上,编印相关的《档案管理手册》,让各个科室和相关的工作人员进行学习,并开展充分的培训和指导,让工作程序得到规范,这样仪器设备的档案管理工作质量也能有所提升。

  4.增加档案管理与利用的资金投入

  想要开展档案工作,就必须完善档案室的硬件建设,而想要实现档案的管理与利用,就需要强化档案室的软件建设。为此,就需要强化对档案信息化建设的重视程度,提升对档案管理与档案利用的资金投入,通过多样化的方式和渠道,获取更多的资金支撑和政策扶持,让档案管理与档案利用工作的开展有更好的环境,从根本上改变当前疾病预防控制中心档案管理与档案利用的工作现状。

  第一,要完善投入机制,在疾病预防控制中心的发展规划中体现出档案的网络化建设内容,转变相关理念,学会与时俱进。在疾病预防控制中心的发展轨道当中,纳入档案发展所需的硬件、经费等内容,为档案管理与档案利用工作的开展提供依据。

  第二,要落实专项经费。想要让档案信息化有效开展,就必须针对当前档案管理与档案利用工作环节存在的问题,提供专项经费的支撑。例如,需要通过信息管理系统的专项经费,为相关工作软件的开发做好准备。开展相关的讨论和调研,制定专项资金的预算,并交由财政局审批,让相关的资金能够落实,购置相关的硬件和设施,让疾病预防控制中心档案管理的设备得到更新,并定期进行维修和护理,保障档案管理和档案利用工作的有效开展。通过这样的形式,实现档案信息化的目标,为疾病预防控制中心档案管理与档案利用的开展打好基础。

  四、结语

  疾病预防控制中心的档案管理与档案利用工作中仍然存在着一定的问题,这背后的原因是工作人员缺乏责任意识,对档案管理与档案利用工作也不够重视。为此,需要我们掌握一定的对策,转变当前的现状,让档案管理与档案利用工作发挥出应有的价值。

  参考文献:

  [1]欧阳娟.疾病预防控制中心档案管理及档案利用研究[J].办公室业务,2018

  [2]陈相均.人事档案信息化在疾病预防控制中心管理中的作用[J].中国卫生产业,2019

  [3]朱晓曼.石家庄市疾病预防控制中心档案管理的现状与对策研究[D].河北大学,2017

  [4]徐少琼.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘,2015

  [5]邹明涛.强化疾病预防控制中心档案管理的路径探析[J].黑龙江档案,2016

本文由知实学术网首发,一个权威专业的学术论文发表知识网。

文章名称:疾病预防控制中心档案管理及档案利用分析

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