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浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施

来源:知实学术 分类:水利论文 发布时间:2020-12-28 浏览:

  水利水电工程档案是在工程项目建设过程中形成的各种数据、图像、照片、文件等不同形式的具有保存价值的历史记录。水利水电工程档案信息化是将各类文字、数据汇总形成一个数据库,同时具有情报、存储、查询、依据凭证等功能。通过对工程档案进行信息化管理能够为以后的工程项目提供借鉴、促进水利水电工程技术的发展。

  《档案与建设》(月刊)创刊于1984年,由江苏省档案局和江苏省档案学会主办,学术性、指导性、史料性兼容,国内外公开发行。

  一、工程档案信息化建设的重要性

  工程档案是历史的原始资源,它可以为以后的工程建设提供借鉴。特别是在现代化建设发展中,科技档案在生产、技术、管理中显得越来越重要。随着时间的积累工程档案信息越来越多,部门的分类也越来越细,各类资料需要分门别类的储存,这就给工程档案管理工作增加了非常大的负担,所以加快档案信息化建设的进程成为现代化企业越来越迫切的要求。

  (一)对工作的开展起到监督和借鉴的作用

  工程档案通常是以书面的形式进行项目的监督和管理工作。主要体现在建设前期项目建议书、可行性研究、土地预审文件、环保部门审批文件等各类文件的批复,施工过程中形成的施工记录、质量检查记录、隐蔽工程验收记录,以及竣工验收时形成的文件。这些文件、报告、批复、通知等多种形式的工程档案,对项目建设各个阶段的工程管理起到了监督的作用,同时形成的工程档案是工程建设经验的积累,为将来水利水电工程建设的发展起到借鉴的作用。

  (二)发挥水利水电工程的经济价值

  水利水电工程建设档案对技术经济的发展有重要的价值,工程技术的发展要依靠以前成功工程建设的经验,吸取前任的失败教训,利用现阶段的科学技术,將新科技新技术转化为科学生产力,使其产生更大的经济价值。档案工作人员通过对档案信息进行分类整理、立卷、编目等进行保管,而将档案以电子信息的形式储存于计算机形成数据库,再对数据库进行索引标注以便于查阅,所以工程档案的信息化建设能够保障水利水电工程更好的发挥经济价值[2]。

  二、工程档案信息化建设中存在的主要问题

  (一)前期工作开展阻力大

  任何新事物的发展都要受到旧事物的阻碍,许多档案管理人员已经熟悉了手工操作程序,不愿接受新的技术流程,还有一些年龄较大的档案管理人员利用先进的计算机程序接受比较慢,甚至可能产生抵触情绪。有的人对工程档案信息化建设持怀疑的态度,他们认为只利用计算机技术对信息的存储不可靠而且需要投入大量的资金,信息在存储传输的过程中容易受到破坏或者造成丢失,如果网络不安全可能造成信息外漏等事故发生。

  (二)数字化和网络化不等同于信息化

  工程档案信息化是运用系统工程原理开发管理信息系统软件,其中数字化和网络化只是工程档案信息化建设的一部分。档案信息化建设应当具备档案综合管理的功能,将纸质资料转变为电子信息,在此过程中要保证数据的完整性、真实性和安全性。利用现代高效的网络技术实现对各类档案资料进行数字化、网络化集中管理,并进行实时监控[3]。

  (三)数字化对象筛选复杂

  随着时间的积累,储存的工程档案资料有的将近十几年甚至几十年的都有,要将所有纸质资料转变为电子信息,要花费很大的人力物力。这样就要求档案工作人员统筹兼顾,抓住重点将数字化对象进行筛选。按照保密程度、文件重要性以及保管期限等依据划分数字化对象,区分开哪些是重要信息,哪些是可删除信息、哪些是可暂缓的一般信息。这样循序渐进集中精力进行档案管理信息化建设。

  三、加强水利水电工程档案信息化建设的措施

  水利水电工程的档案具有周期长、数量大、种类多、利用率高等特点,在档案管理活动中要综合运用计算机技术对档案数字化工作中的数据转换、文字识别、校对、审核等所有环节进行管理。加强档案数字信息管理工作,包括数据采集、分类排序、数据统计、目录生成等。做好与传统纸质档案资料的衔接工作,提高工程档案信息化管理水平。

  (一)加强原始数据的信息采集工作

  为保障原始数据的质量,档案管理人员应该提高主动性,进行多形式、多渠道的采集原始数据。针对不同工程的建设时间、建设地点、规模要因地制宜的采取主动收集与被动收集相结合。为确保工程档案质量应该对收集的资料进行全面检查,检查归档的文件是否齐全,图纸签章是否完备,案卷编排是否规范等。做到工程档案资料的真实和完整,防止档案资料的流失[4]。

  (二)建立完善的水利水电工程档案管理信息系统

  针对水利水电工程建立具有综合管理功能的档案管理信息系统,它将档案信息系统分成数据采集与加工、数据查询、系统维护、系统帮助、用户权限分配五个子模块,同时与相关部门业务整合。水利水工程档案管理信息系统以建立数据库系统软件为基础,利用网络技术实现水利水电工程档案自动化管理,同时改变传统纸质储存模式,优化档案管理方法并实施更新与维护。通过对水利水电工程档案以网络方式实现信息共享,使用者可以根据自己的需要在网络平台上查阅所有工程项目的信息数据,提高工作效率。用户权限分配会使不同管理层次的人能够查询到的信息不同,因此提高了数据信息的安全性。

  (三)努力提高水利水电工程档案信息的安全性

  因为档案信息是通过网络技术进行传输,而网络存在不稳定因素,比如黑客的入侵可能产生档案管理信息系统崩溃,数据丢失。所以要定期对档案数据进行备份。建立计算机安全使用制度,禁止使用外来数据传输设备,在计算机上安装杀毒软件,定期对计算机进行杀毒修复。

  (四)定期对管理人员进行培训

  随着档案管理技术的不断发展,工程档案信息化建设需要提高档案管理人员信息素养和专业技能。而档案管理信息系统软件更新速度很快,只有对档案管理人员定期进行专业知识培训,提高管理人员的管理水平,才能更好的适应信息化的发展,才能使管理人员更熟练的运用工程档案管理信息系统,从而更好的把档案管理工作做好。

  参考文献:

  [1] 谭新玲.浅析水利水电科技档案现代化管理[J].科技与企业,2012(13)

  [2] 黎华.水利水电档案资源整合实施策略初探[J].兰台世界,2014(4)

  [3] 何钢.浅议水利工程科技档案管理[ J ].中外建筑,2012,(01):101-102

  [4] 杜建民.关于对水利科技档案资料收集工作的认识[J].水利规划与设计2014,(8):50-51

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文章名称:浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施

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